تنفيذاً لتوصيات اللجنة العليا لتنظيم الوثائق والأرشيف في الدولة، برئاسة معالي حمد بن عبد الرحمن المدفع، رئيس مجلس إدارة الأرشيف والمكتبة الوطنية، نظّم الأرشيف والمكتبة الوطنية ورشة تعريفية بعنوان "تنظيم الأرشيف في الجهات المحلية بالدولة".
وجاء تنظيم هذه الورشة في إطار مواصلة الأرشيف والمكتبة الوطنية لالتزاماته ضمن أعمال اللجنة العليا، وحرصه على تعريف الجهات المعنية في مختلف إمارات الدولة بمتطلبات تنظيم الوثائق والأرشيف على المستوى المحلي، وتعزيز أفضل الممارسات في هذا المجال.
وقد حرص سعادة دكتور عبد الله ماجد آل علي، مدير عام الأرشيف والمكتبة الوطنية على تنفيذ ما ورد في قرار اللجنة العليا لتنظيم الوثائق والأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة، بدء بتقييم أوضاع الوثائق في الجهات الحكومية ومتابعتها، لتحقيق أهداف صون الوثائق الوطنية والتاريخية وحفظها باعتبارها جزءاً أصيلاً من الذاكرة الوطنية.
واستعرضت الورشة - التي شارك فيها ممثلون وخبراء من مختلف إمارات الدولة - القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف والمكتبة الوطنية وتعديلاته ولائحته التنفيذية، مع التركيز على المواد المتعلقة بأدوار السلطات المحلية ومسؤولياتها في الإشراف على تنظيم الوثائق في كل إمارة.
وتناولت الورشة تبيين مهام ممثلي الجهات المختصة في كل إمارة، ومنهجيات تقييم أوضاع الوثائق في الجهات الحكومية المحلية، وآليات تحليل بيانات التقييم لإعداد التقارير المرحلية التي ترصد واقع الوثائق الورقية والإلكترونية وظروف حفظها، بما يضمن سلامتها واستدامتها وإمكانية الاستفادة المثلى منها. وسلطت الورشة الضوء على نماذج العمل وآلية استيفائها، والتقارير الدورية نصف السنوية الواجب رفعها إلى اللجنة العليا، بما يسهم في المتابعة والتوجيه وتطوير المنظومة الوطنية لإدارة وثائق الدولة، وأسفرت الورشة عن وضع ملامح برنامج عمل على المدى القريب والمتوسط، وشهدت تفاعلاً من المشاركين عبر استفساراتهم ومقترحاتهم التي عكست أهمية الموضوع وأبعاده الوطنية. وأكد الأرشيف والمكتبة الوطنية جاهزيته لتنظيم مزيد من الفعاليات التوعوية المتخصصة في هذا المجال، والاستجابة لطلبات الجهات الحكومية في الدولة، بما يعزز منظومة إدارة الوثائق ويحفظ ذاكرة الوطن للأجيال القادمة.