عقدت اللجنة العليا لتنظيم الوثائق والأرشيف في الدولة اجتماعها الأول برئاسة معالي حمد بن عبد الرحمن المدفع رئيس مجلس إدارة الأرشيف والمكتبة الوطنية، وجاء هذا الاجتماع إثر قرار معاليه بإنشاء اللجنة التي تُعنى بالإشراف على تنظيم وضع الوثائق في الجهات الحكومية ومتابعتها، وهي تعكس مدى أهمية الوثائق التاريخية التي تحرص اللجنة على صونها وحفظها للأجيال.
افتتح معالي حمد المدفع الاجتماع بكلمته التي أكد فيها أهمية الاجتماع الأول للجنة والذي يمثل محطة مهمة في مسيرة العمل الأرشيفي للوطن، وخطوة راسخة نحو تحقيق التوافق المنشود بين سياسة الأرشيف والمكتبة الوطنية والسياسات المتبعة في مختلف الجهات المحلية ضمن كل إمارة في مجال حفظ الوثائق وتنظيمها؛ مشيراً إلى أن الأرشيف والمكتبة الوطنية على أتم الاستعداد لتقديم المشورة والدعم الفني والتقني للهيئات والمؤسسات، ومدّ جسور التعاون والتكامل معها. 
وأعرب معاليه عن تفاؤله بأن هذه اللجنة بما تضمه من كفاءات وخبرات، ستكون قادرة على رسم خريطة طريق واضحة المعالم تقود إلى أفضل الممارسات في مجال التوثيق وحفظ الذاكرة الوطنية، وتلبي في الوقت ذاته تطلعات القيادة الرشيدة. 
بعد ذلك ناقش الاجتماع الذي عقد بمقر الأرشيف والمكتبة الوطنية تفاصيل قرار إنشاء اللجنة العليا لتنظيم الوثائق والأرشيف في الدولة برئاسة معالي حمد المدفع، وعضوية كل من: سعادة الدكتور عبد الله ماجد آل علي مدير عام الأرشيف والمكتبة الوطنية نائب رئيس اللجنة، وسعادة محمد سالم الهاملي المدير التنفيذي لقطاع المراسم الحكومية في أبوظبي، وسعادة الدكتور محمد سالم المزروعي عضو مجلس إدارة مكتبة محمد بن راشد آل مكتوم في دبي، وسعادة صلاح سالم المحمود مدير عام دار الوثائق في الشارقة، و سعادة محمد الكعبي المدير التنفيذي للمكتب الإعلامي لحكومة عجمان، وسعادة هيثم سلطان آل علي مدير عام دائرة السياحة والآثار في إمارة أم القيوين، و سعادة أحمد عبيد الطنيجي مدير عام دائرة الآثار والمتاحف في رأس الخيمة، و سعادة الدكتور سليمان محمد الكعبي مدير عام برنامج الفجيرة للتميز الحكومي.
 وفي إطار آلية عمل اللجنة العليا ودورها في الإشراف على تنظيم الوثائق في الجهات الحكومية المحلية، فقد أكد الأعضاء أهمية تشخيص وضع الوثائق والأرشيف في تلك الجهات، وإعداد السياسات والإجراءات المتعلقة بمجال حفظ الأرشيف وإدارته التنظيمية والوظيفية في المؤسسة، ومن ثم متابعة عملية التقييم، وكذلك حفظ أرشيف الوثائق الرقمية، وذلك استنادا لمواد القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشأن الأرشيف والمكتبة الوطنية وتعديلاته ولائحته التنفيذية.
واستعرض الدكتور حمد المطيري المدير التنفيذي في الأرشيف والمكتبة الوطنية خطة عمل اللجنة العليا، إذ تم الاتفاق على تشكيل لجان وفرق عمل في حال عدم وجود جهة مركزية في الإمارة، وضرورة الانتهاء من تشخيص وضع الأرشيف ورفع التقارير بشكل دوري، ومتابعة نسب تنفيذ التوصيات.
وضمن الأدوار والمسؤوليات، أكد الأعضاء أهمية طلب تشكيل لجان أو فرق عمل في كل جهة حكومية، وتسليم تقارير تشخيص ومتابعة وضع الأرشيف من الجهات المحلية، ورفع التقارير الدورية للجنة العليا، ومتابعة التحديات والحلول المقترحة لها.
وبهذا الصدد أكد سعادة الدكتور عبدالله ماجد آل علي مدير عام الأرشيف والمكتبة الوطنية أن الأرشيف والمكتبة الوطنية سيتولى مسؤولية تقديم الورش التوعوية للجان الجهات المحلية لكل إمارة، وتنظيم الدورات التدريبية للموظفين، والاستجابة لجميع الطلبات الواردة اليه من الجهات الحكومية في الدولة.